Amendementen

Let op: Informatie en handleidingen op onze website zijn nog niet geheel geüpdatet o.b.v. werkwijzen zoals die gelden in het nieuwe Onderzoeksportaal. We werken eraan dit zo spoedig mogelijk te vernieuwen. Bij vragen over het Onderzoeksportaal verzoeken wij u contact op te nemen met de CCMO: CCMO_support@ccmo.nl.

Een amendement is een wijziging van het onderzoeksdossier van een niet-afgesloten goedgekeurde studie.
Voor substantiële wijzigingen heeft u goedkeuring nodig middels een positief nader oordeel van de oordelende METC voordat deze geïmplementeerd mogen worden. 

Soorten amendementen  
Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten amendementen:

  • Substantieel amendement:
    Dit betreffen wijzigingen van aspecten van het onderzoeksdossier die de veiligheid of rechten van deelnemers en/of de betrouwbaarheid en de robuustheid van de onderzoeksgegevens aangaan.
  • Amendement uitbreiding centrum
    Dit betreft het toevoegen van een nieuw deelnemend centrum aan de studie.
  • Combinatie-amendement:
    Deze bestaan uit een wijziging van het onderzoeksdossier in combinatie met het toevoegen van een nieuw deelnemend centrum.
  • Niet-substantieel amendement:
    Dit betreffen wijzigingen aan het onderzoeksdossier die geen positief nader oordeel van de oordelende METC behoeven. In beginsel is het niet verplicht om deze (direct) aan de METC voor te leggen. Niet-substantiële wijzigingen moeten echter wel door de onderzoekers in de documentatie worden vastgelegd en eventueel bij een later substantieel amendement worden meegenomen om zo het onderzoeksdossier up-to-date te houden.

Deze leidraad voor onderzoekers kan gebruikt worden voor het bepalen van het type amendement, inclusief specifieke voorbeelden van (niet-)substantiële amendementen: Leidraad (niet-)substantiële amendementen voor onderzoekers – versie 1.0 – juli 2025

 

Een amendement moet u indienen via het Onderzoeksportaal.

Welke gegevens u moet aanleveren hangt af van de volgende punten: 

    • Multicenter of monocenter studie. 
    • Het type onderzoek: betreft het een geneesmiddelenstudie of een studie met een medisch hulpmiddel (MDR) of een in vitro diagnosticum (IVDR).
Specifiek voor amendementen van klinisch onderzoek naar medische hulpmiddelen (MDR):
    • De goedkeuring heeft plaatsgevonden voor of na de introductie van de EU-verordening voor medische hulpmiddelen (MDR).

Ter informatie: In het geval van onderzoek met een positief besluit vóór 26 mei 2021, hoeven de vragen bij 2.6 in het ABR-formulier niet te worden aangepast.
Voor MDR artikel 62/74.2 en artikel 74.1 is een nieuwe versie van het Eudamed-formulier (B8) vereist voor correcte registratie.
Na indiening van een amendement via het Onderzoeksportaal, is het aan de METC om te bepalen of een nader oordeel nodig is (amendement wel/niet substantieel). Wijzigingen hoeft u niet apart te melden aan de CCMO als bevoegde autoriteit. In het algemeen geldt dat wijzigingen met betrekking tot het medisch hulpmiddel als substantieel worden beschouwd. 

Specifiek voor amendementen van klinisch onderzoek naar In Vitro Diagnostica (IVD):

Na indiening van een amendement via het Onderzoeksportaal, is het aan de METC om te beslissen of een nader oordeel nodig is (amendement wel/niet substantieel). Wijzigingen hoeft u niet apart te melden aan de CCMO als bevoegde autoriteit. In het algemeen geldt dat wijzigingen met betrekking tot het in vitro diagnosticum als substantieel worden beschouwd.

Ga naar boven

Beoordeling door de METC  

Ontvangstbevestiging
Wij behandelen de onderzoeksdossiers op volgorde van binnenkomst op het secretariaat. Bij de inschrijving in het Onderzoeksportaal wordt een nummer aan uw amendement toegekend, bestaande uit R gevolgd door 6 cijfers (het R-nummer). Vermeld dit R-nummer altijd in correspondentie over het onderzoek.

Wanneer uw onderzoeksdossier niet compleet is, ontvangt u van ons een e-mailbericht waarin staat welke gegevens en/of documenten ontbreken. Bij een compleet onderzoeksdossier, krijgt u een bericht over wanneer het onderzoeksdossier ter bespreking wordt voorgelegd aan de commissie. Het is op dat moment nog niet mogelijk om aan te geven op welke datum het onderzoeksdossier zal worden besproken. We kunnen slechts een schatting geven. 

Toon meer
Toon minder

Beoordelingstermijn
De wettelijke termijn voor het beoordelen van een onderzoeksdossier is 56 dagen, met de mogelijkheid tot verlenging met nogmaals 56 dagen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als uw onderzoeksvoorstel meerdere keren door de commissie ter vergadering besproken moet worden. De beoordelingstermijn start op het moment dat het onderzoeksdossier compleet is. De tijd die u als onderzoeker nodig heeft om te reageren op de vragen en opmerkingen van de commissie wordt hier niet bij gerekend.  De beoordelingstermijn van de METC wordt dan ook stopgezet met het versturen van de vragen en opmerkingen van de commissie en begint weer te lopen op het moment dat de METC uw volledige reactie ontvangen heeft.
Toon meer
Toon minder

Tarieven
Er worden kosten in rekening gebracht voor de beoordeling van een Amendement, ook voor aanvragen vanuit Amsterdam UMC. Voor meer informatie, zie onze volledige Tarieven pagina. 

Ga naar boven

Indienen  

Het onderzoeksdossier dat u ter beoordeling indient moet aan een aantal voorwaarden voldoen en een aantal basisdocumenten bevatten (zie verder hieronder). Voor uw indieningen kunt u gebruik maken van het Onderzoeksportaal.

Zie hier onze indieningseisen.

A1. Standaardaanbiedingsbrief

A1. Standaardaanbiedingsbrief – (download)

De standaardaanbiedingsbrief is verplicht bij alle soorten amendementen. Voor de beoordeling van het amendement heeft de METC namelijk bepaalde informatie nodig is.  

De naam van de hoofdonderzoeker en de indiener (indien deze afwijkt van de hoofdonderzoeker) moeten op de brief worden vermeld. Bij het wijzigen van de hoofdonderzoeker dienen zowel de naam van de oude hoofdonderzoeker als nieuwe hoofdonderzoeker op de aanbiedingsbrief te worden vermeld. Ook moet een CV van de nieuwe hoofdonderzoeker worden aangeleverd. 

B) Formulieren

B1a. ABR-formulier
Wijzigingen worden automatisch in het document aangegeven.  

B3. EudraCT Annex I – (geneesmiddelenstudies)
Wanneer wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van de voorgaande versie. Bijvoorbeeld wanneer een nieuw deelnemend centrum nog niet in het formulier vermeld stond.  

B5. EudraCT Annex II – (geneesmiddelenstudies)
Verplicht bij elk substantieel amendement. 

C) Protocol

C1. Onderzoeksprotocol

Maak hiervoor gebruik van het model onderzoeksprotocol van de CCMO.

D) D-delen (geneesmiddelenstudies)

D1. Investigator’s Brochure (IB) en/of D2. Investigational Medicinal Product Dossier (IMPD) – (geneesmiddelenstudies) 

Als u een indiening doet van een nieuwe versie van het IB of IMPD, dan is het belangrijk de volgende zaken in acht te nemen: 

  1. Het IMPD en IB moeten beiden als één bestand worden aangeleverd. Het is dus niet de bedoeling het bestand op te delen in afzonderlijke hoofdstukken, waardoor er meerdere bestanden ontstaan.
  2. Voor een snelle beoordeling van een IMPD of IB moeten de volgende documenten worden aangeleverd: 
      • Een ‘’clean’’ versie van het IMPD en IB; 
      • Een “track changes” versie ten opzichte van de vorige versie;  
      • Een “summary of changes”, waarin alle veranderingen ten opzichte van de vorige versie worden vermeld, met een korte uitleg waarom deze wijziging is doorgevoerd. 

E) Informatie voor onderzoeksdeelnemers

E1/E2. Informatiebrief en toestemmingsformulier

Gebruik de modelinformatiebrief van de CCMO. Deze is verplicht. Hier vindt u een link naar de modeltekst. 

Indien er veranderingen zijn voor de reeds geïncludeerde deelnemers graag een aanvullende informatiebrief aanleveren. Dit is een aparte, zelfstandig leesbare brief voor de reeds geïncludeerde deelnemers waarin de wijzigingen zijn beschreven, inclusief een toestemmingsformulier voor verdere deelname. U kunt hiervoor gebruik maken van onze voorbeeldtekst. 

—

De METC beoordeelt alleen Nederlandstalige informatiebrieven. De METC beoordeelt geen vertalingen. Vertaalde informatiebrieven hoeven daarom niet ingediend te worden bij de METC. De verrichter van het onderzoek is verantwoordelijk voor een goede vertaling: de inhoud van een vertaalde informatiebrief dient identiek te zijn aan de (laatst goedgekeurde) Nederlandse informatiebrief. De vertaalde informatiebrieven mogen op eigen verantwoordelijkheid gebruikt worden. Een eventueel vertaalcertificaat kan wel ter beoordeling bij de METC worden ingediend, indien van toepassing zal de METC deze wel goedkeuren. De METC hoeft de bijbehorende vertaalde informatiebrief niet te ontvangen. Een amendement met enkel vertaalde informatiebrieven zonder vertaalcertificaat wordt niet in behandeling genomen. 

G) Verzekeringen

G1. WMO-onderzoeksdeelnemersverzekering

Een nieuwe WMO-onderzoeksdeelnemersverzekering (G1) is vereist op het moment dat het oude verzekeringscertificaat is verlopen.  

H) CV's

H1. CV onafhankelijk arts

Wanneer de onafhankelijk arts van een specifiek centrum wijzigt dient het Curriculum Vitae (CV) van deze arts te worden aangeleverd. Dit geldt alleen als de voorgestelde arts niet eerder bij het onderzoek betrokken is geweest of als zijn/haar CV niet eerder is ingediend.  

I) Deelnemende centra

I2. Verklaring Geschiktheid Onderzoeksinstelling (VGO) of Onderzoeksverklaring

Voor geneesmiddelenstudies is sinds 1 november 2021 een Verklaring Geschiktheid Onderzoeker (VGO) vereist. Dit volgt uit de CCMO-richtlijn Toetsing geschiktheid onderzoeksinstelling. VGO deel A moet volgens het format van de DCRF bij de METC worden ingediend.  

Voor overig onderzoek geldt de CCMO-richtlijn Externe Toetsing 2012 (RET 2012) en is de keuze aan de onderzoeker om een onderzoeksverklaring of VGO in te dienen. De onderzoeksverklaring moet volgens het format van de CCMO worden ingediend (meest recente versie, zonder aanpassingen). Voor meer informatie hierover, raadpleeg de website van de CCMO.

Een uitzondering hierop is deelname van Amsterdam UMC, in dat geval is een VGO verplicht sinds medio maart 2025.

Ga naar boven