Om uw indiening zo goed en zo snel mogelijk te kunnen beoordelen, werkt de METC Amsterdam UMC met een aantal indieningseisen. Voldoet uw indiening niet aan de eisen, dan kunnen wij uw indiening (nog) niet in behandeling nemen of duurt de beoordeling langer. Om onnodige vertraging te voorkomen, verzoeken wij u daarom bij uw indiening rekening te houden met het volgende:
Alle Documenten
Standaard vereisten
- Dien uw bestanden in als losse PDF-documenten. In verband met de leesbaarheid van documenten vraagt de METC u om PDF-documenten in OCR-format (doorzoekbare versie) aan te leveren. Voor een korte uitleg, zie deze pagina.
- De bestanden mogen niet beveiligd zijn met een wachtwoord.
- Alle documenten moeten voorzien zijn van een versienummer en een versiedatum in de bestandsnaam en in het document zelf. Hetzelfde versienummer en dezelfde versiedatum als in de documenten staat moet ook ingevuld worden bij het uploaden van de documenten in Research Manager. Als u meerdere documenten indient van hetzelfde type moet het onderscheid hiertussen worden aangeduid in het veld ‘additionele informatie’.
Documenten herindiening of amendement:
Track changes
Alle herziene documenten moeten voorzien worden van track changes.
Bij een herindiening van een onderzoeksdossier moet namelijk duidelijk zijn wat er in de ingediende documenten is gewijzigd ten opzichte van de vorige versie die u bij de METC heeft ingediend. U dient daarom bij een herindiening twee versies van ieder gewijzigd document mee te sturen:
-
-
-
- een versie met track changes (‘wijzigingen bijhouden’); én
- een ‘schone/clean’ versie waarin de wijzigingen in het document zijn geaccepteerd.
Mocht een versie met track changes onleesbaar zijn door de vele wijzigingen, dan kunt u in plaats daarvan een gedetailleerd overzicht van de wijzigingen meesturen.
Let op: de track changes van wijzigingen die de METC al heeft gezien (ook al zijn deze nog niet goedgekeurd), hoeven bij een herindiening niet nogmaals getoond te worden. deze wijzigingen heeft de METC immers al beoordeeld, en daar zijn al dan niet vragen over gesteld. De METC wil alleen de nieuwe wijzigingen zien ten opzichte van de vorige ingediende versie.
Nieuw(e) versienummer en -datum
Alle herziene documenten moeten na elke ingediende wijziging voorzien worden van een nieuw versienummer en een nieuwe versiedatum in de bestandsnaam en in het document zelf. Hetzelfde versienummer en dezelfde versiedatum als in de documenten staat moet ook ingevuld worden bij het uploaden van de documenten in Research Manager. Als u meerdere documenten indient van hetzelfde type moet het onderscheid hiertussen worden aangeduid in het veld ‘additionele informatie’.
Research Manager
Indieningsportal:
- U kunt de documenten indienen via Research Manager. Voor meer informatie en een handleiding, zie Research Manager.
- Het is niet toegestaan eerder ingediende documenten uit Research Manager te verwijderen. In het kader van de archiefwet dienen alle ingediende documenten in het dossier van de METC te blijven staan. Dit geldt ook voor afgekeurde documenten. Dit is bovendien van belang voor de traceerbaarheid van de wijzigingen en het beoordelingsproces van de METC. Het dossier in Research Manager is het complete dossier zoals dat bij de METC bekend is. Er is geen ander archief. Dit betekent dat de METC geen beschikking meer heeft over eerdere versies van documenten als deze worden verwijderd uit het systeem. Research Manager is ook geen vervanging voor uw eigen administratie.
Beantwoording vragen:
- De vragen van de commissie worden gesteld in Research Manager op het tabblad ‘Vragen aan onderzoeker’. In het antwoordenveld daarnaast dient u antwoord te geven op die vragen.
- De vragen van de commissie dienen te worden beantwoord in Research Manager het tabblad ‘Vragen aan onderzoeker’, en niet in separate antwoordbrieven. U dient per vraag een antwoord in te voeren in Research Manager. De antwoorden op de vragen zoals deze in Research Manager zijn gegeven zijn daarom leidend. Er kan ook niet meer verwezen worden naar antwoordbrieven voor specifieke/aanvullende informatie. Deze antwoordbrieven worden niet meegenomen in de beoordeling.
- Het is niet nodig de vragen van de commissie te herhalen in het antwoordenveld, en het is ook niet nodig om aangepaste tekst uit documenten letterlijk over te nemen in het antwoordenveld. Het volstaat om te verwijzen naar het aangepaste document inclusief pagina/hoofdstuk aanduiding. Dit maakt uw beantwoording beknopter en overzichtelijker.
